Organisation d'une manifestation sportive

S’agissant des manifestations terrestres sur la voie publique ou sur circuit, la procédure applicable (déclaration ou autorisation, délai de dépôt des dossiers, autorité administrative compétente...) est définie par type de manifestation dans le code du sport selon les logigrammes suivants:

• Manifestations et concentrations comportant la participation de véhicules terrestres à moteur (VTM) (art. R. 331-18 et suivants du code du sport)
• Manifestations sportives sur voie publiques ne comportant pas la participation de véhicules terrestres à moteur. (art. R. 331-6 et suivants du code du sport)
• Tableau de synthèse des manifestations se déroulant sur la voie publique et/ou comportant la participation de VTM

Les manifestations susmentionnées peuvent également être soumises à des formalités complémentaires prévues par d’autres législations (ex : déclaration des manifestations regroupant plus de 1500 personnes du code de la sécurité intérieur)

Modalités de dépôt

A compter du 3 avril 2023, les organisateurs d’événements sportifs terrestres prévus dans le département de la Vienne sont invités à déposer de manière dématérialisée leur dossier de déclaration ou de demande d’autorisation au moyen de la plateforme «  manifestationsportive.fr », qu’ils relèvent de la compétence des communes ou des services préfectoraux.

Ce guichet unique constitue un véritable interface entre les organisateurs et l’ensemble des services impliqués dans l’instruction des dossiers. Il permet aux organisateurs de constituer et de déposer en ligne leurs dossiers, de dessiner leur parcours via notamment un service de cartographie dédié, et d’en suivre l’instruction en temps réel. En outre, il rend visible auprès du public les manifestations à venir dans le département.

Cette téléprocédure nécessite la création préalable d’un compte et est accessible depuis le lien suivant  : https://www.manifestationsportive.fr. De nombreuses ressources y sont disponibles pour aider à la prise en main de l’outil (vidéos, FAQ, forums).

En cas de difficultés dans l’outil et pour les manifestations sportives relevant des services de la préfecture, les organisateurs peuvent déposer leurs dossiers aux adresses suivantes en fonction de l’arrondissement de rattachement de la manifestation sportive (arrondissement où est implanté, selon les cas, le circuit, le terrain, la commune de départ ou d’entrée dans le département) :

• Préfecture de la Vienne  pref-manifestations-sportives@vienne.gouv.fr - Direction de la citoyenneté et de la légalité - Bureau des élections et de la réglementation - 7 place Aristide Briand, 86021 Poitiers, Tel : 05 49 55 70 00 ;  
• Sous-préfecture de Châtellerault  sp-chatellerault-pole-securite@vienne.gouv.fr - Pôle des sécurités publique et civile - 2 rue Choisnin, CS 40631, 86106 Châtellerault CEDEX, Tel : 05 49 86 79 80 ;
• Sous-préfecture de Montmorillon  sp-montmorillon@vienne.gouv.fr - 1 boulevard de Strasbourg, 86500 Montmorillon, Tel : 05 49 47 25 25 ;

Attention :

• Les dépôts par courriels ne seront plus admis à compter du 1er septembre 2023.
• Les dossiers déposés hors délais sont en principe irrecevables. Ils pourront cependant être admis au cas par cas après échanges avec le service instructeur si des circonstances particulières le justifient.

Composition des dossiers

Les organiseurs doivent renseigner les formulaires suivants et joindre les pièces qui y sont listées (cf. synthèse des informations et pièces à fournir pour les manifestations non motorisées) :

• Pour les compétitions (chronométrage, classement, temps imposé) :
  • Déclaration d’une compétition sportive sur la voie publique (hors cyclisme) (CERFA n°15824*03)
  • Déclaration d’une compétition de cyclisme sur la voie publique (CERFA n°15827*02)
  • Demande d’autorisation de manifestations sur la voie publique comportant la participation de véhicules terrestres à moteur (CERFA n°15847*01)
  • Déclaration des manifestations se déroulant sur un circuit permanent homologué (CERFA n°15862*01)
• Pour les manifestations sans classement, sans chronométrage et sans horaire fixé à l’avance :
  • Déclaration d’une randonnée sur la voie publique (CERFA n°15825*02)
  • Déclaration d’une randonnée de cyclisme sur la voie publique (CERFA n°15826*01)
  • Déclaration des concentrations de véhicules terrestres à moteur (CERFA n°15848*01)

Bon à savoir :

• La plateforme « manifestation  sportive » aiguille automatiquement les organisateurs vers les bons formulaires, à renseigner directement en ligne. De même l’outil intègre un service de cartographie dédié permettant de tracer les parcours.
• En amont du dépôt de son dossier, l’organisateur est invité à prendre tous les contacts nécessaires au bon déroulement de sa manifestation auprès des autorités locales concernées : communes traversées et service du département de la Vienne. Cela lui permettra notamment de solliciter les arrêtés de circulation nécessaires à la tenue de l’événement, à fournir dans son dossier.
• Un arrêté interministériel fixe chaque année les périodes durant lesquelles l'accès des routes à grande circulation est en principe interdit aux concentrations et manifestations sportives. Il est donc nécessaire de prendre connaissance de ces restrictions avant l’organisation d’un tel événement.

Pour en savoir plus :

• Carte mentale de synthèse de la réglementation des manifestations sportives
• Fiche de synthèse des obligations de l’organisateur de manifestations sportives.