Organisation d'une manifestation sportive

Mis à jour le 30/03/2023

Le déroulement d’une manifestation sportive peut être soumis, selon sa nature ou le lieu de pratique, à régime déclaratif ou d’autorisation préalable auprès des services compétents, (communes, préfectures ou sous-préfectures).

S’agissant des manifestations terrestres sur la voie publique ou sur circuit, la procédure applicable (déclaration ou autorisation, délai de dépôt des dossiers, autorité administrative compétente...) est définie par type de manifestation dans le code du sport selon les logigrammes suivants:

Les manifestations susmentionnées peuvent également être soumises à des formalités complémentaires prévues par d’autres législations (ex : déclaration des manifestations regroupant plus de 1500 personnes du code de la sécurité intérieur)

Modalités de dépôt

A compter du 3 avril 2023, les organisateurs d’événements sportifs terrestres prévus dans le département de la Vienne sont invités à déposer de manière dématérialisée leur dossier de déclaration ou de demande d’autorisation au moyen de la plateforme «  manifestationsportive.fr », qu’ils relèvent de la compétence des communes ou des services préfectoraux.

Ce guichet unique constitue un véritable interface entre les organisateurs et l’ensemble des services impliqués dans l’instruction des dossiers. Il permet aux organisateurs de constituer et de déposer en ligne leurs dossiers, de dessiner leur parcours via notamment un service de cartographie dédié, et d’en suivre l’instruction en temps réel. En outre, il rend visible auprès du public les manifestations à venir dans le département.

Cette téléprocédure nécessite la création préalable d’un compte et est accessible depuis le lien suivant  : https://www.manifestationsportive.fr. De nombreuses ressources y sont disponibles pour aider à la prise en main de l’outil (vidéos, FAQ, forums).

En cas de difficultés dans l’outil et pour les manifestations sportives relevant des services de la préfecture, les organisateurs peuvent déposer leurs dossiers aux adresses suivantes en fonction de l’arrondissement de rattachement de la manifestation sportive (arrondissement où est implanté, selon les cas, le circuit, le terrain, la commune de départ ou d’entrée dans le département) :

Attention :

  • Les dépôts par courriels ne seront plus admis à compter du 1er septembre 2023.
  • Les dossiers déposés hors délais sont en principe irrecevables. Ils pourront cependant être admis au cas par cas après échanges avec le service instructeur si des circonstances particulières le justifient.

Composition des dossiers

Les organiseurs doivent renseigner les formulaires suivants et joindre les pièces qui y sont listées (cf. synthèse des informations et pièces à fournir pour les manifestations non motorisées) :

Bon à savoir :

  • La plateforme « manifestation  sportive » aiguille automatiquement les organisateurs vers les bons formulaires, à renseigner directement en ligne. De même l’outil intègre un service de cartographie dédié permettant de tracer les parcours.
  • En amont du dépôt de son dossier, l’organisateur est invité à prendre tous les contacts nécessaires au bon déroulement de sa manifestation auprès des autorités locales concernées : communes traversées et service du département de la Vienne. Cela lui permettra notamment de solliciter les arrêtés de circulation nécessaires à la tenue de l’événement, à fournir dans son dossier.
  • Un arrêté interministériel fixe chaque année les périodes durant lesquelles l'accès des routes à grande circulation est en principe interdit aux concentrations et manifestations sportives. Il est donc nécessaire de prendre connaissance de ces restrictions avant l’organisation d’un tel événement.

Pour en savoir plus :